Инженер из Новосибирска выходит на пенсию и обнаруживает проблему: восемь лет работы в московском НИИ подтвердить нечем. Институт закрылся в конце 1990-х, телефонов не существует, по адресу стоит торговый центр. Социальный фонд требует справку о зарплате, а куда обращаться, непонятно.

Кадровые документы при ликвидации не уничтожаются. По закону их передают в государственный архив. Вопрос в том, в какой именно: это зависит от типа организации и способа, которым она прекратила существование. Правильно определить адресата с первого раза значит сэкономить несколько месяцев поисков.

Ниже расписан алгоритм, который работает для любой ликвидированной московской структуры — от небольшого ателье до федерального главка.

Первый шаг: статус в ЕГРЮЛ

Прежде чем писать в архив, нужно понять юридическую судьбу компании. Именно она определяет, где искать документы.

Открываем сервис ФНС «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru) или раздел «Сведения о государственной регистрации» на nalog.ru. Вводим название организации или ИНН. Четыре возможных результата:

Действующее юридическое лицо

Компания работает и по закону хранит кадровые документы самостоятельно. Обращаемся напрямую: письмом с уведомлением о вручении или лично. Ответить обязаны в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Реорганизация

При слиянии, присоединении или разделении обязательства по хранению архивов переходят к правопреемнику. Его данные указаны в выписке ЕГРЮЛ. Цепочка реорганизаций бывает длинной: производственное объединение превратилось в ЗАО, затем в ООО, затем в АО. Идём к последнему звену.

Ликвидация

Компании нет. Документы по закону должны были уйти в государственный или муниципальный архив — в какой именно, зависит от типа собственности организации. Об этом ниже.

Запись об исключении из ЕГРЮЛ

Налоговая исключает брошенные компании в административном порядке, без ликвидационной процедуры. Документы при этом никто не передаёт: они либо у последнего директора, либо утрачены.

Если запись об исключении ещё не закрыта, стоит поторопиться и выйти на руководителя напрямую.

Ликвидатор

Выписка ЕГРЮЛ на ликвидированное юрлицо содержит сведения о ликвидаторе или ликвидационной комиссии. По ФЗ-125 «Об архивном деле» именно ликвидационная комиссия обязана обеспечить передачу документов по личному составу в архив.

В 1990-е на практике это требование выполнялось нерегулярно. Часть документов оставалась у ликвидатора, часть сдавалась «куда возьмут», часть терялась. Тем не менее ликвидатор может назвать конкретный архив или хотя бы подсказать, в каком направлении искать. Оба ответа полезны.

Если компанию банкротили, в деле есть конкурсный управляющий. Его отчёты публикуются на «Федресурсе» (fedresurs.ru). В отчётах иногда прямо указаны расходы на архивирование и наименование хранилища, куда переданы дела. Когда управляющий не отвечает, запрос можно направить в его СРО.

Куда переходят документы

Самая частая причина потраченных месяцев — обратились не в тот архив. Тип организации определяет, кто принял её документы.

Тип организации	Где искать документы
ГУПы, МУПы, городские учреждения Москвы	ЦГА Москвы
Учреждения здравоохранения, образования, культуры городского подчинения	ЦГА Москвы
Коммерческие ООО, АО, ЗАО	ЦГА Москвы по договору (документы доходили не всегда)
Союзные и российские министерства, главки (промышленность, экономика)	РГАЭ
Органы власти, социальная сфера федерального значения	ГАРФ
НИИ и проектные институты федерального подчинения	РГАНТД или РГАЭ
Транспорт: РЖД, Аэрофлот, Метрополитен	Собственные архивы компаний

ЦГА Москвы (ул. Профсоюзная, д. 80) — основной городской архив. Принимает фонды ликвидированных организаций московского подчинения. Перед официальным запросом стоит уточнить по телефону или при визите, есть ли нужный фонд в архиве вообще.

РГАЭ (ул. Большая Пироговская, д. 17) хранит фонды союзных и российских министерств экономического и промышленного блока: машиностроения, лёгкой промышленности, сельхозмашиностроения и других. Работали в организации, подчинённой союзному главку? Нужно сюда.

ГАРФ (ул. Большая Пироговская, д. 17, корп. Б) принимает фонды организаций социальной сферы федерального значения и органов государственной власти.

Для транспортных предприятий действуют отдельные правила: у РЖД, Аэрофлота и Московского метрополитена собственные ведомственные архивы.

Три задачи, которые не решаются дистанционно

Опыт работы с московскими архивами показывает, что в трёх ситуациях удалённый запрос стабильно проигрывает личному визиту.

Проверка наличия фонда

Онлайн-базы московских архивов неполны. Часть фондов оцифрована и доступна на mos.ru, часть описана только в бумажных каталогах без удалённого доступа. На месте за один визит выясняется то, что письменный запрос не выяснит и  за месяц.

Правильная формулировка запроса

Социальный фонд принимает не любую архивную справку. Для обычного стажа достаточно сведений о периодах работы и заработке. Для досрочной пенсии по Спискам №1 и №2 нужна отдельная справка с указанием характера условий труда: работа под землёй, контакт с вредными веществами, работа в северных условиях на открытом воздухе. Без этих формулировок СФР вернёт документ.

При личном визите можно уточнить у архивиста, что именно содержится в сохранившихся делах, и сформулировать запрос так, чтобы нужные сведения попали в справку. При почтовом запросе такой возможности нет.

Работа с ответом «документы не обнаружены»

Такой ответ не означает конец поиска. Возможные причины: запрос подан с ошибкой в фамилии (если менялась), неверно указан период, документы хранятся в другом отделе того же архива. При личном визите всё это выясняется за один разговор.

Если документы не поступали в архив

С коммерческими структурами 1990-х это случается чаще, чем хотелось бы.

Первый шаг: получить письменную справку о том, что документы этой организации на хранение не поступали. Без неё суд вернёт заявление: внесудебный способ подтверждения стажа не исчерпан.

Дальше два пути.

Свидетельские показания

По ст. 65 ГПК РФ и Постановлению Правительства от 02.10.2014 №1015 двое и более свидетелей подтверждают факт и период совместной работы. Метод работает только при ликвидации работодателя не по вине работника. Ограничение: свидетели подтверждают факт работы и продолжительность, но не льготный характер стажа.

Косвенные доказательства через суд

Записи в трудовой книжке, профсоюзный билет с отметками об уплате взносов, партийная учётная карточка, почётные грамоты, приказы о награждении, расчётные листки. Московские суды принимают такие доказательства при двух условиях: установлено существование организации в нужный период и подтверждено, что работник не виноват в гибели документов.

Подтвердить льготный стаж по Спискам №1 и №2 через свидетелей не получится. Суду нужны приказы о присвоении разряда, ведомости на спецпитание, результаты аттестации рабочих мест.

Пошаговый алгоритм поиска

1. Проверьте статус компании в ЕГРЮЛ. «Прозрачный бизнес» на nalog.ru. Выпишите ИНН, дату ликвидации, данные ликвидатора.
2. Свяжитесь с ликвидатором. Если контакт есть в выписке, отправьте письмо с уведомлением о вручении. Спросите, куда переданы кадровые документы.
3. При банкротстве проверьте «Федресурс». fedresurs.ru, поиск по ИНН. Ищите в отчётах конкурсного управляющего упоминание об архивировании документации.
4. Определите тип организации по таблице выше и выберите подходящий архив.
5. Уточните наличие фонда по телефону или при личном визите, до подачи официального запроса.
6. Подайте запрос с полными реквизитами: ФИО (все варианты фамилий при смене), дата рождения, период работы с точностью до месяца, наименование подразделения, цель запроса (пенсия / суд / личный архив).
7. Проверьте справку до отправки в СФР. Если каких-то сведений не хватает, запросите дополнение на месте.
8. При ответе «не поступали» получите письменную справку об отсутствии фонда. Дальше — свидетели или суд.

---

Как мы работаем

Вы оформляете нотариальную доверенность на нашего представителя. Если вы в другом городе или за рубежом, доверенность передаётся через удалённую нотариальную связь: документ оказывается у нас в тот же день.

Затем вы присылаете фото трудовой книжки. Мы проверяем статус каждой организации в ЕГРЮЛ, ищем ликвидаторов, просматриваем «Федресурс» и определяем нужный архив для каждого периода работы.

Представитель приезжает в архив с доверенностью. При необходимости заказывает пропуск заранее, уточняет наличие фонда, подаёт запрос с нужными формулировками. Когда справка готова, проверяем её на соответствие требованиям СФР. Если нужны дополнения, запрашиваем на месте.

Скан уходит вам в день получения. Оригинал отправляем Почтой России или курьерской службой.

Варианты передачи доверенности:

1. Лично в Москве: передать на станции метро Кольцевой линии.

2. Иногородним клиентам: отправить через курьерскую службу.

3. Удалённая передача через нотариуса:)) документ оформляется у нотариуса в вашем городе и поступает к нам в тот же день.

---

Стоимость услуг

Актуальные цены смотрите в разделе Стоимость услуг.

---

Опубликовано 16.02.2026.

Стаж и пенсия • Архивы Москвы
МВД, военкомат и ЗАГС • Апостиль
Недвижимость • Как работаем
Суды Москвы • Суды Московской области
Цена • Доверенность • Оплата